Backup für Daten, die Jahre überdauern müssen

Die Frage ist nicht, ob gesichert wird. Sondern ob es zurückkommt.

In Kanzleien, Praxen und Büros mit Aufbewahrungspflichten hat Backup zwei Aufgaben, die oft verwechselt werden. Die eine: Nach einem Ausfall schnell wieder arbeiten können. Die andere: Ein Dokument von vor drei Jahren finden, wenn jemand danach fragt.

Eine Sicherung, die nur den Stand von gestern kennt, erfüllt die erste Aufgabe und verfehlt die zweite.

Was ein grüner Sicherungslauf nicht sagt

Er sagt, dass Daten geschrieben wurden. Nicht, ob alles dabei war, ob es sich zurückschreiben lässt, wie lange das dauert und ob danach ein laufendes System herauskommt.

Wir prüfen deshalb vier Dinge:

Vollständigkeit — der Server, den vor zwei Jahren jemand dazugestellt hat, fehlt erstaunlich oft im Plan.
Dauer — eine Wiederherstellung über mehrere Tage ist im Ernstfall keine.
Startfähigkeit — zurückgeholte Daten ohne lauffähiges System sind ein Datenhaufen.
Übertragbarkeit — kann ein zweiter Kollege das auch? Wenn nein, hängt der Plan an einer Person.

Wie wir sichern

Getrennt von eurer Umgebung. Eine Kopie liegt bei uns. Der Grund ist handfest: Wer seine Sicherung in derselben Umgebung betreibt, die er sichert, verliert im Ernstfall beides. Wir haben erlebt, wie ein ausgefallener zentraler Dienst die Sicherungssoftware mitgerissen hat, die ihn hätte retten sollen.

Unveränderbar. Während der Sperrfrist lässt sich eine Sicherung nicht ändern und nicht löschen — auch nicht durch Verschlüsselungstrojaner, die es gezielt auf Backups abgesehen haben, und auch nicht über ein übernommenes Administratorkonto.

Und was wir bewusst nicht versprechen: eine Sperre, die selbst der Betreiber nicht lösen könnte. Auf Systemebene ist das möglich — sonst wäre auch ein berechtigter Löschauftrag von euch nicht ausführbar. Entscheidend ist, dass dieser Weg nur nach geprüftem Auftrag beschritten wird und nicht über eure Backup-Umgebung führt.

In Deutschland. Die Systeme, auf denen eure Daten liegen, stehen hier — eine Angabe, nach der in Betrieben mit fremden Daten regelmäßig gefragt wird.

Aufbewahrung ist kein Backup

Der Unterschied lohnt sich zu kennen. Ein Backup bringt dich nach einem Ausfall zurück in den Betrieb — dafür braucht es wenige, aktuelle Stände. Aufbewahrung heißt, ein Dokument über Jahre auffindbar zu halten, auch wenn niemand mehr weiß, wo es lag.

Wir richten beides ein, aber getrennt. Wer Aufbewahrung über die tägliche Sicherung lösen will, sammelt Datenmengen, die niemand mehr durchsucht.